児童・生徒の作品は卒業するまでバックアップを取得しそのまま保管するか、毎年進級時にバックアップし削除するか、転出時にデータを渡すかどうか、など各自治体の考え方次第となりますので、方針を決め運用してください。教員間でのデータ共有についてもクラウド上の教員のみアクセス可能な共有ドライブを活用するなどご検討ください。
根本的な考え方は、紙データの運用ルールと変わらないと思いますが、デジタル化され、さらにクラウドに蓄積されることで、保存や複写の利便性は高まり、コストは大きく低下します。これらのメリットが活かせるよう、かつ機密性・完全性・可用性に留意して、ルールを定めることが必要ではないでしょうか。