端末リストを複数保有することは適切ではないので、MDMや管理コンソールから端末のリストを出力し、必要に応じてこれに情報を付加していく方式で作成されることをお勧めします。その際に、端末の所在(ビル/フロア含め)、使用者(セキュリティ事故発生時の対応などに役立ちます）、管理者、最終確認日を記載する項目を入れましょう。
また、端末リストは作成後も、更新し続ける必要があります。新規調達、故障修理、廃棄などリストに変更があったときの記録となる変更管理、最新の正しい台数を把握する構成管理、双方を誰がどのように行うか決めておく必要があります。