詳しくは、本QA一覧表の「アカウント管理」に記載している全記載内容をご参照ください。
最低限必要な作業として以下を考えます。
1. ユーザーIDのつけ方ルールの策定（準備するアカウント数が膨大なため、法則性がないと後の管理が大変になる）
2. ユーザーIDに紐つけるユーザー情報の定義（学校、学年、氏名、など）
3. 年次・随時発生する更新作業の定義（対応窓口の設定、対応条件（卒業、進級、入学、転入、転出）の設定、など）
4. ユーザーID・パスワードの管理方法・紛失時の定義（対応窓口の設定、児童生徒向け管理方法）
を見通した上で、ポリシーを作成することをお勧めします。